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Gestión del correo I: No dejes que el email te marque los tiempos

Gestión del correo I: No dejes que el email te marque los tiempos

La gestión del correo electrónico se está volviendo una pesadilla para muchas personas. A la vez que provoca pérdidas de productividad. Para facilitar su gestión, vamos a compartir dos entradas que os ayudarán a gestionarlo.

En este primer post vamos a dar un consejo muy simple que aumenta de manera sorprendente la productividad. Y en un segundo post te vamos a proponer una serie de reglas que te permitirán:

  • Mantener la bandeja de entrada vacía (siempre, y de forma sencilla).
  • Tener los correos razonablemente bien organizados.

Evita los avisos de actividad

La regla de oro para aumentar la productividad es: desactiva los avisos. Desactiva el molesto aviso de Windows, que te informa cada vez que ha llegado un correo nuevo. ¿Por qué? Porque es una fuente de distracción y un enemigo de la productividad.

Cada vez que aparece ese pequeño pop-up nos rompe la concentración, ya que “desconectamos” de nuestra tarea actual para empezar una nueva.  Y volver a centrarnos en la tarea que estábamos ejecutando nos consume un tiempo muy valioso a lo largo del día.

¿Y cada cuánto debes consultar el correo?

Una vez desactivado el aviso anterior, hay que “vencer” el impulso de dejar lo que estamos haciendo para volver al programa de correo, “ansiosos” por ver si nos ha llegado un correo  nuevo. Para eso, yo sigo dos reglas muy sencillas:

  1. No consulto el correo hasta que no he terminado la tarea que estoy realizando en ese momento.
  2. Si la tarea que estoy ejecutando es larga, “me dejo” interrumpirla cada 30 minutos, aproximadamente). Es decir:
    • Me concentro en ejecutar mi tarea durante, al menos, 30 minutos.
    • Pasado ese tiempo, si no la he terminado, y aún me queda bastante para terminarla, gestiono el correo que me haya podido llegar. Pero si estoy a punto de terminarla, “venzo la tentación” y la termino antes de consultar el correo.
    • Para gestionar el correo que me haya podido llegar, uso el método que explicaremos en la siguiente entrada del blog.

¡Te aseguro que funciona! Da una oportunidad a este método y no te defraudará. No lo dejes para luego, hazlo ya: desactiva el pop-up ahora mismo, y te quedarás gratamente sorprendido de cómo aumenta tu productividad.

Eduardo Villalobos Fernandez

Director Auditoría Servicios Centrales.