La base del método
La clave del método se basa en crear cuatro carpetas a la que vamos a mover todos los correos conforme nos van llegando a la bandeja de entrada. Las cuatro carpetas son:
Más adelante veremos que la carpeta “04 – GESTIONADOS” tendrá, a su vez, tantas subcarpetas como creamos conveniente. Pero las otras tres carpetas no tienen subcarpetas.
El método: procesar el correo ( y la regla de los 5 minutos)
Una vez que tenemos creadas las carpetas vamos a aplicar el método. Lo que haremos será leer/procesar individualmente todos los correos de la bandeja de entrada e ir tomando decisiones:
- La primera pregunta que me hago al leer un correo es: ¿Tengo que contestar al correo? ¿O tengo que hacer alguna tarea como consecuencia del correo?
- Si la respuesta es “SI, tengo que hacer algo”, sigo los pasos 2, 3 y 4.
- Si la respuesta es “NO, no tengo que hacer nada”, voy al paso 5.
- Si tengo que hacer algo con el correo, aplico lo que denomino “la regla de los 5 minutos”. Consiste en preguntarme: ¿lo que tengo que hacer, lo puedo hacer en menos de 5 minutos, incluso aunque sea poco importante? Aquí hay dos posibles respuestas:
- Sí, lo puedo hacer en menos de esos 5 minutos. Entonces, voy al paso 3.
- No, voy a tardar más de 5 minutos. Voy al paso 4.
- Si he llegado hasta aquí es porque resulta que voy a tardar menos de 5 minutos en gestionar ese correo que acabo de leer por primera vez. Por tanto, gestiono el correo. Es decir, respondo al correo. O ejecuto la tarea que se me pide. O delego la tarea,… Y lo muevo a la carpeta “04 – GESTIONADOS”. Aquí conviene mencionar un par de cuestiones:
- A mi juicio, la regla de los 5 minutos constituye la clave de que el método funcione bien. Hay que tener en cuenta que muchas veces se tarda más en volver a recuperar un correo antiguo que se ha dejado “aparcado”, que lo que se hubiera tardado en gestionarlo desde el primer momento.
- En esta carpeta “04 – GESTIONADOS” se pueden crear tantas subcarpetas como se necesiten: Se pueden organizar por proyectos, por clientes, por años fiscales, etc. No obstante, conviene no abusar creando demasiadas subcarpetas y confiar en el buscador del cliente de correo. Cuanto más simplifiques la estructura de subcarpetas, más rápido archivarás los correos. Y tardarás menos tiempo en encontrarlos cuando los necesites.
- En este paso resulta que tengo que hacer algo con un correo que acabo de leer. Pero no es simple y voy a tardar más de 5 minutos. Lo que hago entonces es decidir qué prioridad tiene esa tarea y lo muevo a la carpeta que le corresponda:
- ¿Y qué ocurre si, tras leer el correo por primera vez, no tengo nada que hacer? Probablemente se trata de los típicos correos para “tu conocimiento” que merecerían un artículo aparte. Pues en este caso es muy fácil. Únicamente hay que moverlo a la carpeta “04 – GESTIONADOS”.
Conviene comentar un matiz adicional sobre estos correos. A veces, no tengo que hacer nada concreto con un correo. Pero quiero hacerle seguimiento porque espero que una persona de mi equipo o de mi organización haga algo. En ese caso, además de moverlo a “04 – GESTIONADOS”, le pongo “una alerta” al correo: La mayoría de los gestores de correos contemplan la posibilidad de establecer un seguimiento individual de cada correo, de tal manera que salta un aviso en una fecha y hora determinada.
¡Ehhh, eso es trampa, solo los has movido de sitio!
Alguien puede pensar que lo único que hemos hecho es mover los correos de un sitio a otro. Aunque no les falte razón a los que piensan así, por el camino hemos conseguido dos cosas importantes:
- Los asuntos más fáciles ya los has resuelto. Aquí ganas un tiempo muy valioso “quitándote de la vista” correos que ya no necesitas volver a leer.
- Y has conseguido priorizar el resto de correos. Ten en cuenta que cuando tienes una bandeja de entrada “atiborrada” de correos no es nada fácil priorizar cuáles son más importantes que otros. Y se emplea bastante tiempo en realizar esa priorización.
¿Quién inventó el método? me falta alguna carpeta…
Si empiezas a aplicar el método, puede ser que eches en falta alguna carpeta. Es normal. Al final este método no deja de ser una adaptación muy concreta y personal del método GTD creado por David Allen. Por ejemplo, David no usa como referencia temporal los citados 5 minutos: él pone el listón para aplazar una tarea en 2 minutos.
Ahora mismo, estoy experimentando con una carpeta nueva que se denomina “EN ESPERA”. Y estoy moviendo a esta nueva carpeta los correos que tendré que gestionar en un futuro, pero para lo que tengo que esperar a qué ocurra «algo externo” para poder realizar esa gestión.
