El viejo refrán popular cuenta que la cara es el espejo del alma. Si lo ampliamos a, por ejemplo, nuestra mesa de trabajo, encontraremos coincidencias similares. Los expertos dicen que una mesa de trabajo ordenada presupone una actitud hacia el trabajo más resolutiva.
Lo mismo refleja nuestra forma de organizarnos. Se pueden realizar tareas en menos tiempo y se es mucho más resolutivo a la hora de cumplir órdenes o a la hora de resolverlas y ejecutarlas.
Hoy en día, con la evolución de la tecnología, la mesa de trabajo tiene su extensión determinante en nuestro teléfono móvil, y en nuestro ordenador personal. Y en nuestros dispositivos aplican de igual forma las normas de limpieza, orden y estructura para ser más eficientes en nuestro trabajo. Por esta razón, hay que delimitar el caos y mantener el dispositivo en orden.
Hay que tener en cuenta que una buena organización digital es un proceso continuo, un deber diario. Tener ordenado nuestro dispositivo es un trabajo que debe incluirse en nuestras rutinas laborales. Nos permitirá ser más eficientes en nuestro trabajo y también nos permitirá desempeñar mejor nuestras funciones.
1.- Analiza el estado de tu dispositivo
Lo primero y principal es un informe de la situación actual. Examina a fondo tu dispositivo, haz un listado de las cuentas de correo electrónico que tienes incorporadas, de las redes sociales y de las aplicaciones y servicios que tienes instalados, la memoria y el número de documentos, fotografías y vídeos almacenados. Puede ser que te lleves una sorpresa.
2.- Organiza los pasos a seguir
Hay que establecer una jerarquía de objetivos, incidir en qué resulta lo principal. Por ejemplo, ampliar la memoria, ordenar las fotos o proteger las contraseñas.
3.- Correos electrónicos sin atascos
Se acabó tener cientos de correos electrónicos sin leer. Hay que mantener la bandeja de entrada limpia. Los sistemas de correo electrónico permiten crear etiquetas para que todo esté, como en un buen armario, ordenado y en su lugar para que pueda ser siempre encontrado sin perder el tiempo.
4.- Los documentos, siempre identificados
Los dispositivos no pueden ser un océano de papel digital. Debes organizar los documentos y archivos en carpetas lógicas. Para ello puedes recurrir siempre a la nube. Asimismo, utiliza una nomenclatura lógica y predecible.
5.- Evita el ruido digital
Los sonidos muchas veces pueden despistar y agobiar en lugar de ayudar. Por tanto, establece un orden para minimizar las aplicaciones y notificaciones. Es importante desinstalar aplicaciones que no se utilizan y desactivar notificaciones innecesarias. Esto reducirá las distracciones y el desorden en los dispositivos.
6.- Contraseñas sin problemas
Debes usar una aplicación de administración de contraseñas para almacenar y proteger tus contraseñas de forma segura y saber donde buscar claves en el momento menos oportuno.
7.- La importancia de las copias de seguridad
Hay que asegurarse de tener copias de seguridad de los datos importantes.
