Podríamos decir que es un tema recurrente, que siempre está ahí, acompañándonos en nuestras tareas como un fiel servidor, pero no siempre para ayudarnos… inmediatez, urgencia, falta de tiempo, desorganización, priorización,…
¿Qué es más prioritario, lo urgente o lo importante? ¿A qué dedicamos nuestro tiempo?
Suele ocurrir que los proyectos y tareas importantes “ nuestras principales metas y objetivos”, a veces quedan difuminados por la entrada indiscriminada de tareas, cargas de trabajo, sucesos inesperados, etc.; una auténtica maraña que nos complica la gestión del tiempo y sobre todo, el cumplimiento de los objetivos que todos debemos conocer y tener presentes como foco principal de nuestra actividad; hago énfasis en lo de “conocer”, dado que es primordial e imprescindible tener muy claro y saber en todo momento “lo que se nos pide”; si esto no es así, podríamos estar trabajando en muchas cosas, sin dirigir nuestros esfuerzos hacia una meta clara, lo que en la práctica es trabajar “sin un objetivo” y lo peor “sin saberlo”.
Esta forma de trabajar, sin cuartel, puede llevarnos a una insatisfacción personal dado que querer avanzar en todo y sin tener muy claro las prioridades, nos llevará a dedicar el mismo tiempo a tareas de menor valor que a otras que son imprescindibles y prioritarias, actuando aparentemente de forma eficiente pero muy poco eficaces a nivel de productividad ligada a la consecución de los objetivos.
También es verdad que “aparcar” todo lo nuevo que nos va entrando y dedicarnos 100% a trabajar solo en los “objetivos” no parece muy realista, pero sí podemos articular unos simples procedimientos que nos permitan organizarnos mejor, tan simple como eso, es cuestión de obligarnos a adoptar una “disciplina de trabajo” para que, a diario, le dediquemos unos minutos a primera hora, para revisar y actualizar la agenda, priorizar y planificar las actividades y los tiempos que estimamos les vamos a dedicar.
A través de este método tan sencillo, nos aseguramos de organizarnos de “forma consciente” y que con mayor certeza estaremos cumpliendo con las prioridades y con el día a día, a través de esta guía que hemos decidido acometer, evitando así actuar por impulsos y siendo muy conscientes de los efectos que pueden provocar los “ladrones del tiempo”.
Hasta ahora, puede parecer que esta disciplina que consiste en actualizar y revisar la agenda a diario y realizar un ejercicio continuo de priorización, no nos va a solucionar el problema, pero en la práctica y en el día a día, tiene mucho que ver con eso, intentar tener siempre claro lo que en cada momento debemos hacer. Si observamos cómo se organizan los demás, vemos que cada uno tiene su método sobre cómo gestionar las tareas y las prioridades, utilizando: gestión de la bandeja de correo electrónico, uso de la agenda, lista de tareas de Outlook, agenda comercial, etc.; pero, suele ocurrir, que se le dedique algún espacio de tiempo para actualizar la información, pero no para pensar y planificar, actuando sobre la marcha, posponiendo las fechas “lo más complicado para otro día” e intentando buscar huecos que casi nunca aparecen, lo que finalmente y como resultado es la demora de los entregables en plazo.
Igualmente, es muy importante establecer vías de comunicación fluidas con nuestro responsable para revisar las prioridades, anticipando posibles desviaciones y cambios que impacten en nuestra planificación con el objetivo de estar permanentemente alineados y coordinados en todas nuestras actuaciones; más en un panorama tan cambiante, donde a veces lo importante deja de serlo en pos de cambios de estrategias, etc.; por lo que debemos revisar cada cierto tiempo la vigencia y la prioridad de los temas que se nos encargan. Esto que parece tan obvio, a veces brilla por su ausencia.
Todo lo anterior, en función del puesto ocupado, hace que la agenda y la priorización, tengan sus particularidades, sobre todo si se tienen equipos a su cargo, etc.
Algunos consejos que seguro nos harán reflexionar para tener un mejor control de nuestro tiempo.
TRAMPAS EN EL CONTROL DE NUESTRO TIEMPO
- El excesivo Perfeccionismo.
- A veces, no saber decir “no”.
- Dejar las cosas importantes para luego.
- Las “prisas” suelen servir para ahorrar minutos después de haber malgastado horas.
- Dejar proyectos sin terminar te hará sentirte desorganizado. Además sentirás como si no hubieras hecho nada.
- Si no sabes adónde vas, es probable que nunca llegues. Y lo mismo ocurre cuando comienzas a trabajar en un proyecto, ya que si no sabes qué debes hacer exactamente, difícilmente podrás entregar un resultado excelente.
RECURSOS PARA ORGANIZARNOS MEJOR
- Decide a dónde quieres ir, a tus objetivos.
- Planifica tus actividades y priorízalas equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja). No importa cuál sea tu forma de ordenarlas, simplemente: organízala, ordénala y de esta forma, la carga de trabajo se equilibrará.
- Comienza por la tarea más importante que tengas que hacer. Simplemente, con conseguir esto, ya habrás conseguido mucho.
- Acaba lo que comiences.
- Reduce las interrupciones. Si recibes a diario muchos correos dedica espacios específicos del día para contestarlos y no lo hagas cada vez que recibes uno, pues este hábito podría distraerte del asunto principal que estás atendiendo.
- Aprender a delegar, en los casos que proceda.
- Optimiza el tiempo de reuniones.
- Crea un cronograma de trabajo para proyectos o tareas múltiples de envergadura, trabajando por etapas y chequeando la aprobación por parte de tu responsable. Si por el contrario, apuestas por entregar todo al final, hay un gran riesgo de que te pida numerosos cambios que podrían haberse evitado si cada etapa hubiese sido revisada. Y si además de entregar todo al final lo haces en la fecha límite, la situación aún puede empeorar.
- La comunicación con el responsable es esencial, aunque las fechas de entrega estén claras, las tareas a desarrollar estén definidas y las etapas para entregar resultados estén fijadas, siempre hay que seguir comunicándose, informando de nuestros avances incluso si el trabajo está hecho, lo que genera una mayor seguridad y confianza.
